Best Practices

How to Create a Supplier Inventory

The supplier inventory is the foundation of every TPRM programme — without a complete inventory, no risk can be managed.

A complete supplier inventory in 5 steps — from data collection through structuring to ongoing maintenance with 360TPRM.

Schritt 1-3: Erhebung und Strukturierung

Schritt 1 — Datenquellen identifizieren: Buchhaltung/ERP (Kreditorenliste), Einkauf (Vertragsdatenbank), IT (Software- und Cloud-Dienste-Liste), Fachbereiche (genutzte externe Dienste und Dienstleister), Compliance/Legal (bestehende AVVs und Lieferantenverträge). Schritt 2 — Daten konsolidieren: alle Quellen zusammenführen, Duplikate identifizieren und bereinigen, fehlende Informationen ergänzen. Schritt 3 — Inventar strukturieren: einheitliches Format festlegen (DORA Art. 28 (3) als Mindeststandard), Pflichtfelder definieren: Name, Leistung, Klassifizierung, Vertragsdaten, Datenlokation, Kontakt.

DORA-konformes Format von Anfang an

Das Lieferanteninventar direkt im DORA-konformen Format (EBA-RTS) aufbauen spart spätere Umstrukturierung. 360TPRM unterstützt dieses Format nativ.

Schritt 4-5: Klassifizierung und laufende Pflege

Schritt 4 — Lieferanten klassifizieren: alle erfassten Lieferanten nach Kritikalitätskriterien bewerten, Klassifizierungsergebnis im Inventar dokumentieren, 360TPRM Risiko-Score als zusätzlichen Datenpunkt ergänzen. Schritt 5 — Laufende Pflege sicherstellen: Prozess für neue Lieferanten (kein Vertrag ohne Inventareintrag), Prozess für Änderungen (Klassifizierungsreview bei wesentlichen Änderungen), jährliches Inventar-Review als Pflichttermin, 360TPRM pflegt Risiko-Scores automatisch täglich.

Das erste Inventar ist immer unvollständig

Erfahrungswert: beim ersten Inventar-Aufbau werden typisch 20-40% der tatsächlichen Lieferanten zunächst übersehen. Systematische Datenerhebung aus allen Quellen ist entscheidend.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Lieferanteninventar und Vertragsdatenbank?+

Die Vertragsdatenbank enthält Vertragsdokumente. Das Lieferanteninventar enthält strukturierte Risiko- und Klassifizierungsinformationen. Beide sind komplementär.

Wie detailliert muss das Inventar sein?+

Kritische Lieferanten: vollständige Informationen (DORA Art. 28 (3)). Standard-Lieferanten: Basisinformationen (Name, Leistung, Klassifizierung). Qualität vor Vollständigkeit.

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